PORTYC
Plataforma de Organización de Recursos Técnicos y Comerciales
El intercambio de documentación es un elemento fundamental en la relación entre clientes y proveedores y, en la mayoría de los casos, una fuente de problemas. Es frecuente que sea el cliente el que tenga que reclamar documentación a sus proveedores, y asegurarse de que toda esa documentación está en regla y que tiene vigencia. Este problema es aún mayor si el cliente necesita la documentación del proveedor por imperativo legal, como por ejemplo cuando va a contar con trabajadores del proveedor en sus instalaciones.
Habitualmente el cliente tiene que llevar recuento de qué documentación tiene de cada proveedor, de cada trabajador de esos proveedores, quizás también de maquinaria, etc. Y, como problema adicional, es posible que se tenga un documento, pero que éste deje de tener vigencia (ej: DNI caducado de un trabajador) lo que obliga a llevar también el control de hasta cuándo tiene vigencia cada documento. Cada vez que se entabla relación con un nuevo proveedor, es necesario solicitarle toda la documentación que tiene que facilitar, y, posteriormente, es necesario controlar que se mantiene la vigencia de la documentación, muchas veces mediante correo electrónico o, peor aún, llamadas telefónicas.
PORTYC permite solucionar este problema centralizando la gestión y traspasando la responsabilidad de la aportación de la documentación a los proveedores. De este modo, el cliente sólo tiene que dar de alta una nueva empresa proveedora con un correo electrónico y el sistema se encarga de crear un nuevo usuario y enviárselo por correo al proveedor informándole de que desde ese momento deberá facilitar la documentación que se le requiera mediante la aplicación web. La responsabilidad del cliente se verá reducida a validar esa documentación, y esta tarea se puede dividir por áreas, de forma que sea Compras quien se encargue de validar el Seguro de Responsabilidad Civil, Producción el que se encargue de validar certificados de calidad, etc.
El sistema se encargará de revisar periódicamente qué documentación ha caducado, de enviar un correo a los proveedores cuando tengan documentación pendiente de subir o de actualizar, de avisar a los departamentos del cliente cuando tengan que validar documentación enviada por el proveedor, etc.
También permite gestionar otro tipo de documentación no obligatoria, como facturas, o albaranes, todo ello con el respaldo de un gestor documental que asegura un correcto control de versiones, permisos, organización estructurada, categorización de la información con metadatos, etc.
Por último, PORTYC también permite el intercambio de información en el otro sentido, es decir, que un proveedor reclame información a sus clientes, esto puede ser muy útil en el caso de asesorías, por ejemplo, que necesiten tener al día la información de las empresas para las que trabajan. Toda la información a gestionar y los documentos a solicitar son configurables, por lo que la herramienta se adapta a casi cualquier situación de este tipo.
